O que é a Yelle

A Yelle — CrewHub Angola é uma plataforma online para agências marítimas gerirem as operações de crew change e husbandry: registam tripulantes e embarcações, geram os documentos oficiais em PDF e acompanham cada operação com os seus clientes. Substitui formulários em papel e folhas Excel por um sistema único.

Conceitos fundamentais

Acesso e conta

Registar uma agência

1. Abra /auth/register (ou Registar Agência no site).
2. Indique o nome da empresa, o NIF, o seu nome, email e uma senha com pelo menos 8 caracteres.
3. A conta é criada com 30 dias grátis e com os perfis Admin, Operador e Visualizador. Quem se regista fica como Admin.

Entrar e sair

Entre em /auth/login. Se já tiver sessão aberta, segue directamente para o dashboard. Para sair: avatar (canto superior direito) → Sair. A sessão expira após 2 horas sem actividade.

Esqueci-me da senha

1. No ecrã de login clique em Esqueceu a senha? e indique o seu email.
2. Receberá uma ligação válida durante 1 hora. Abra-a e defina a nova senha.
3. Clientes do portal: peçam a nova senha à agência ou ao suporte.

Modo claro e escuro

Por defeito segue o tema do seu sistema operativo. O botão sol/lua no topo alterna o tema e a escolha fica guardada neste navegador.

Planos e subscrição

• Limites: ao atingir um limite, a Yelle não deixa criar mais registos desse tipo e mostra uma mensagem. Os documentos contam por mês civil.
• Utilização actual: em Admin → Subscrição vê o plano, os dias restantes e barras de uso de cada limite.
• Renovar ou mudar de plano: nos últimos 30 dias (ou com a subscrição expirada) aparece o formulário Solicitar renovação. Escolha o plano e o período; a equipa Yelle recebe o pedido e envia os dados de pagamento.
• Subscrição expirada: os módulos ficam bloqueados. Continua a ter acesso à página de Subscrição, ao seu perfil e às notificações para regularizar.

Dashboard

Mostra o total de tripulantes e embarcações, documentos criados este mês e documentos pendentes. Tem atalhos para criar documentos e a lista dos pedidos de clientes activos, com ligação directa para cada pedido.

Embarcações

Menu Embarcações. Registe navios, plataformas, rebocadores ou barcaças com nome, tipo, bandeira, IMO, MMSI, operador e se é internacional. A ficha mostra os tripulantes atribuídos. É preciso ter embarcações registadas antes de criar manifestos, pedidos de visto, cartas de derrogação ou RFS.

Tripulantes

Menu Tripulantes. O formulário tem quatro separadores:

• Dados pessoais: nomes, nacionalidade, nascimento, sexo, contactos.
• Documentos: passaporte, certificado marítimo e visto, com datas de validade.
• Profissional: cargo, embarcação actual e estado.
• Saúde: vacina da febre amarela e validade do exame médico.

Na ficha pode carregar uma foto (JPG, PNG ou WebP até 2 MB). Documentos que expiram nos próximos 30 dias aparecem a vermelho. Os tripulantes enviados por clientes no portal importam-se com um clique — veja Clientes e pedidos.

Os 7 documentos operacionais

Ciclo de vida de um documento e PDF

1. Criar: menu Documentos → tipo → Novo. Use + Adicionar Tripulante para incluir mais tripulantes. O documento fica em Rascunho.
2. Corrigir: enquanto está em rascunho, qualquer documento pode ser editado (Editar) ou eliminado.
3. Submeter (no OKTB: Emitir): o documento recebe um número sequencial, por exemplo VF/0023/2026, e deixa de poder ser editado.
4. Imprimir: o botão PDF abre o documento pronto a imprimir ou guardar, com o logótipo e os dados da agência.
5. Registar a resposta: quando o SME, a Capitania ou o aprovador responder, clique em Registar resposta, escolha o novo estado e, se quiser, uma referência e uma observação. Quem criou o documento é notificado.

Na Requisição de Fundos, aprovar, rejeitar e marcar como paga exige a permissão Aprovar Requisição Fundos; o nome de quem aprovou fica registado.

Assinatura do RFS

O tripulante assina o RFS no fim do serviço como prova de que o serviço foi prestado. Isto evita disputas de facturação com o cliente.

1. Submeta o RFS. As assinaturas são aceites enquanto está Submetido ou Em andamento.
2. No ecrã do RFS, na linha do tripulante, clique em Recolher assinatura.
3. O tripulante assina no quadro com o dedo (tablet ou telemóvel) ou com o rato. Use Limpar para repetir.
4. Clique em Gravar assinatura. A assinatura aparece no ecrã e no PDF do RFS.

Crew Planning

• Nova Atribuição: tripulante, embarcação, cargo, datas e notas.
• Kanban: arraste os cartões entre Planeado, Confirmado, Embarcado e Desembarcado. A mudança é gravada logo e a tabela actualiza sem recarregar.
• Tabela: pesquise, ordene e elimine atribuições.

Clientes e pedidos de serviço

Convidar clientes

Em Admin → Clientes copie o link de registo da sua agência e envie-o aos seus clientes.

Tratar um pedido

1. Os administradores recebem uma notificação; o pedido aparece no dashboard e em Admin → Pedidos Clientes.
2. Abra o pedido e clique em Importar Tripulantes. Um tripulante com o mesmo passaporte já existente é reutilizado.
3. Clique em Criar [tipo de documento]. O formulário abre já preenchido com a embarcação, a data, o cliente e os tripulantes importados.
4. Grave o documento: fica ligado ao pedido e o pedido passa a Em processamento. No pedido, o botão passa a Abrir o documento.
5. Siga o ciclo normal do documento. O cliente vê cada passo na linha de progresso e no chat.
6. Pode também mudar o estado do pedido à mão e falar com o cliente pelo chat.

Administração da agência

O seu perfil (nome, email, telefone, senha, foto) está em avatar → Meu Perfil.

Perfis e permissões

As permissões são verificadas em cada acção, não apenas nos menus. Depois de alterar o perfil de alguém, essa pessoa deve sair e voltar a entrar.

Notificações

O sino no topo mostra as notificações por ler e actualiza-se sozinho a cada minuto; um ponto vermelho indica novidades. Clique numa notificação para a marcar como lida e abrir o registo. A lista completa está em /notificacoes.

É notificado quando: um cliente submete um pedido (administradores), um documento que criou é aprovado, rejeitado ou muda de estado, e a subscrição é aprovada ou rejeitada. As notificações importantes também seguem por email.

Usar o Portal do Cliente

Criar conta

Peça à sua agência o link de registo (algo como /portal/registar/1), preencha os dados da empresa e entre em /portal/login.

Pedir um serviço

1. Clique em Novo Pedido.
2. Escolha o tipo de serviço, escreva um título, a prioridade, a embarcação (com o nome exacto do navio), a data prevista e os detalhes (voos, hotel, transporte).
3. Adicione os tripulantes: nome, apelido, nacionalidade, passaporte e cargo.
4. Clique em Submeter Pedido. A agência é notificada.

Acompanhar

Em Meus Pedidos abra um pedido para ver a linha de progresso (Solicitado → Em análise → Em processamento → Documentos prontos → Concluído), os tripulantes validados pela agência e o chat. Quando chega a Documentos prontos, o PDF oficial fica disponível em Documentos.

Perguntas frequentes

Glossário

Contactar o suporte